Den personlige kontakt betyder alt

Hos Nykredit betragter mødeplanlægger Helle Steffensen sin funktion som et ”gratis tilbud til de afdelinger, som ikke føler, de har tid og eller ekspertise til opgaven.”

Af Lars Blicher-Hansen

Ansvaret for mødeplanlægningen hos Nykredit er stadig langt overvejende decentralt placeret i virksomheden. Der er ganske vist en gruppe medarbejdere, som arbejder med ledelsesudvikling, og der er en kursusafdeling, som tilrettelægger de løbende kurser i firmaet, såvel fagspecifikke som kurser med fokus på personlig udvikling mv.

-Men i forhold til al øvrig decentraliseret mødeplanlægning er min funktion et gratis tilbud til de afdelinger, som ikke føler, de har tid og/eller ekspertise til opgaven, siger Helle Steffensen, der anvender 80 pct. af sin tid som mødeplanlægger på tværs af den store organisation.

-Sørger I så for at udveksle erfaringer om mødeplanlægningen internt?

-Vi har ikke et formaliseret forum, men jeg arbejder meget på at inddrage nøglepersonerne i afdelingerne for kurser og ledelsesudvikling, svarer Helle Steffensen. Derudover gør jeg en stor indsats for, at sekretærerne i vore mange afdelinger bliver inviteret ud for at se de mødesteder, hvor vi har samarbejdsaftaler. F.eks. ved, at Nykredits sekretærnetværk får lov til at holde deres møder ude hos samarbejdspartnerne. De lægger meget gerne hus til.

Nykredits mødeaktivitet spænder lige fra de rutinemæssige afdelingsmøder på 7 - 100 deltagere over teambuilding-arrangementer blandt kolleger – oftest med 15-20 deltagere – til kundemøder med 200 – 800 deltagere. Og endelig VIP kundemøder med ca. 20 deltagere pr. gang. Alene i første halvår 2011 er der tale om ca. 40 arrangementer.

Møderne placeres om muligt de steder, der er indgået samarbejdsaftaler med.

-Er dette ikke muligt, så ser jeg på kvalitet og serviceniveau, fortæller Helle Steffensen. Har jeg tidligere oplevet, at et andet mødested leverer en god vare, har gode mødefaciliteter - attraktiv natur omkring, hvis den skal bruges – og en geografisk beliggenhed, der er rimelig central for deltagerne, ja, så kan det naturligvis også komme på tale.

Lær stederne at kende

Helle Steffensens bedste råd til sine mødeplanlægger-kolleger – internt og eksternt – er i øvrigt at oparbejde et godt kendskab til mødestederne og deres konferencemedarbejderne ude omkring: -Det kendskab og samarbejde er alfa og omega for mig.  Jeg booker nødigt gennem de forskellige bookingbureauer; den personlige kontakt betyder alt!

-Har I en mødepolitik?

-Umiddelbart nej – men det kunne vi overveje.

Kommer det til måling af udbyttet af investeringen i møder og konferencer, forklarer Helle Steffensen: -Jeg udsender altid et evalueringsskema til den mødeansvarlige, hvor han/hun bedømmer stedet og samarbejdet med mig som mødeplanlægger. Vi bruger en karaktergivning på 0-5 stjerner. Ved kundearrangementer udsender arrangøren ofte selv et evalueringsskema til deltagerne, hvor der spørges ind til bl.a. relevansen af det, der er fortalt på mødet. Men vi er endnu ikke nået til måling af ROI J.

-Hvad kendetegnede det bedste møde, du har arrangeret?

-Når arrangøren tør tænke nyt og ikke bare gøre, som man plejer. I Aalborg havde jeg et arrangement, som hed Fokus på din økonomi; her fik jeg lov til at lave et indslag om ”Fokus på din smag”. Det handlede i bund og grund om, at kokken ved den efterfølgende buffet sprang ind mellem indlægsholderne med en lille godbid til mødedeltagerne. Alle havde det faktisk rigtig sjovt med det, og der var ingen, der fumlede med headsets osv. Det handler om at have gode samarbejdspartnere – til ovenstående arrangement havde jeg fået uvurderlig hjælp fra VisitAalborg.

-Og hvad gik frygtelig galt i det værste…?

-Jeg har oplevet, at min arrangør ikke havde overholdt det maksimale gæsteantal for lokalet. Der var derfor ikke pladser nok, ikke mad nok, og hele logistikken gik fløjten. Men det var jo heldigvis ikke en fejl fra hverken mødestedets eller min side.

-En anden gang har jeg selv været lidt for ”moderne”. Jeg havde et arrangement, hvor den nye trend med sækkestole i mødelokalet ville være genial. Troede jeg.  Men mine kolleger var absolut ikke klar til dette.

Fokus på mødeplanlæggerens rolle

Helle Steffensen er oprindelig bankuddannet og har været ansat i Nykredit i 28 år, men i mange forskellige funktioner. I dag anvender hun ca. 80 pct. af sin arbejdstid til mødeplanlægning og har titel af Seniorkoordinator – men ville gerne have en mere sigende titel.I april i år har hun gennemgået Meetovator-kurset for mødeplanlæggere.

-Hvordan blev jeg mødeplanlæggere? Jo, jeg havde en god chef, som var en dygtig læremester for mig som sekretær, når vi skulle arrangere møder. Da vore veje skiltes, sendte jeg et oplæg til direktionen om, at jeg syntes, der var brug for en central mødeplanlægger i Nykredit. Og jeg fik lov til at give mig i kast med opgaven. Jeg har faktisk altid fået lov til det, jeg gerne ville- Vi har en kanon arbejdsplads her.

-Skal vores møder blive endnu bedre, skal vi arbejde os frem til et større fokus på mødeplanlæggerens rolle og på brugen af samarbejdsaftaler, mener Helle Steffensen. Jeg tror, en form for mødepolitik kan være vejen frem. Ikke tvang, men fokus!

Artiklen blev bragt i MØDERPLUS+ NR 03 / MAJ 2011